Jestes w: Home > Równowaga osobista > Twoje powodzenie w życiu zacznie się od razu po przeczytaniu ostatniej strony

Sprawozdanie

Pewnego dnia możesz zostać zaskoczony przez swego przeło­żonego, który na zakończenie spotkania lub narady zwróci się do ciebie: ?No dobrze, nie ma problemu! Rozumiem, że dostar­czy mi pan sprawozdanie z dzisiejszej narady”. A ty, który ni­gdy tego nie robiłeś, nawet nie wiesz, od czego zacząć.

Sprawozdanie to spisany przebieg spotkań i zebrań, które odbywają się poza czasem przeznaczonym na pracę w przed­siębiorstwie. Pozwala ono poinformować osoby nieobecne i zachować ślad po zdarzeniu lub jakimkolwiek działaniu. Mu­sisz więc je złożyć.

Dobre sprawozdanie relacjonuje w bezstronny sposób wy­darzenia lub tok jakiegoś spotkania czy narady. Przekazuje do czyjejś wiadomości suche informacje – w sposób obiektywny i bez ich interpretowania. Adresatami mogą być sami uczestni­cy zdarzenia, osoby nieobecne i przełożeni.

Sprawozdanie powinno się zaczynać od wskazania daty, miejsca i przedmiotu spotkania oraz nazwisk osób obecnych i nieobecnych, z podaniem funkcji lub stanowiska służbowego.

W rozwinięciu należy zrelacjonować fakty w porządku chronologicznym albo tematycznym, lub według listy uczestni­ków zabierających głos. Ich wystąpienia powinny być przeka­zane w sposób wierny, bez ukrywania ewentualnych krytycz­nych słów pod adresem osoby, która to sprawozdanie otrzyma.

W żadnym wypadku nie można sobie pozwolić na osobistą kry­tykę wystąpień, nawet w formie zawoalowanej. Jest to zadanie dość trudne, bo zawsze istnieje pokusa, z jednej strony, zdefor­mowania wypowiedzi adwersarza, a z drugiej, uwypuklenia po­zytywnej roli samego sprawozdawcy lub jego stronników.

W trakcie spotkania rób notatki; nie ufaj za bardzo swojej pamięci. Redaguj sprawozdanie w czasie teraźniejszym i w try­bie oznajmującym. Jeśli tekst jest długi, podziel go na akapity, wprowadź tytuły i podtytuły dla poszczególnych części – uła­twisz w ten sposób lekturę odbiorcom. W sprawozdaniu nie stosuje się formuł grzecznościowych. Wnioski nie są koniecz­ne, ale jeśli bardzo chcesz jakiś przedstawić, to powinien być najwyżej jednozdaniowy.

Sprawozdanie w obiektywny sposób informuje adresata o przebiegu spotkania, zdarzenia lub działania.

Możliwość komentowania jest wyłączona.