Jestes w: Home > Równowaga osobista > Twoje powodzenie w życiu zacznie się od razu po przeczytaniu ostatniej strony

List

W wielu przypadkach telefon zastępuje prywatną korespon­dencję. Ale nie wyeliminuje korespondencji biznesowej, która ciągle jeszcze potrzebuje pisemnego śladu, dokumentu, który w razie potrzeby posłuży za dowód.

List służbowy podlega ścisłym regułom, jeśli chodzi o je­go konstrukcję. Po lewej stronie u góry zawsze trzeba umieścić nazwisko i adres nadawcy, a także, w kilku słowach, temat li­stu, na przykład: poszukiwanie pracy, odwołanie od decyzji, reklamacja itp.

Po prawej stronie u góry wpisujesz miejsce i datę (miejsco­wość, w której obecnie mieszkasz lub masz swoją siedzibę, i data napisania, a nie wysłania listu). Nieco poniżej: adres oso­by lub firmy, do której kierujesz swój list. Taki sposób adreso­wania pozwala skorzystać z koperty z okienkiem, a więc unik­nąć powtarzania tych samych informacji na kopercie. Poza tym, drobna to rzecz, ale ważna: adresat będzie mógł po prostu zgnieść i wyrzucić kopertę, zamiast starannie ją drzeć, aby je­go adres nie dostał się w niepowołane ręce.

Poniżej wszystkich tych ?współrzędnych” zwracasz się bezpośrednio do adresata, uwzględniając jego tytuł i funkcję i nie zapominając o formie grzecznościowej: ?Szanowny Panie Dyrektorze”, ?Wielce szanowny Panie Profesorze”…

W listach do przyjaciół dozwolone są wszelkie fantazje. W każdym innym przypadku obowiązują określone reguły: format A-4, biały papier i schludne pismo. Jeśli nie korzystasz z wydruku komputerowego, twoje pismo powinno być czytel­ne i bez skreśleń (jeśli zdarzy się błąd, trzeba, niestety, zacząć pisanie od początku). Rzecz jasna, nie będziesz pisał swego li­stu na kuchennym stole, który nie został jeszcze dobrze wytar­ty po kolacji. Tłuste plamy lub odciski palców to rzecz niewy­baczalna.

Twój list powinien być dobrze rozplanowany na kartce. Najlepiej gdy składa się z kilku wyraźnie widocznych akapi­tów, z których każdy prezentuje oddzielną myśl. Nie pisz zbyt gęsto jednej linijki pod drugą i pamiętaj o zachowaniu margi­nesów, zarówno po bokach, jak i na górze oraz na dole tekstu.

Jeśli jedna strona okazała się niewystarczająca, nie pisz na od­wrocie, lecz sięgnij po drugą kartkę.

Korespondencja prywatna bliska jest tekstowi literackie­mu, w którym emocje i walory estetyczne pobudzają uczucia i skłaniają do podzielenia wrażeń autora. Kierowana jest do serca adresata, aby dostarczyć mu przyjemności czytania i od­pisania na list.

Korespondencja zawodowa ma zupełnie inny cel. Dotyczy zazwyczaj kontaktów, uzgodnień lub problemów, a jej celem jest bardzo konkretny rezultat: podjęcie przez adresata określo­nych działań.

Aby więc uzyskać odpowiedź, akceptację propozycji czy decyzję, pismo musi być jasno i precyzyjnie sformułowane. Zdania powinny być krótkie, a słownictwo proste. Należy uni­kać wszelkich mglistych sformułowań – adresat musi dokład­nie wiedzieć, kiedy, jak, gdzie i do kogo skierować swą odpo­wiedź. Jeśli zaczynasz swój list od ?my”, nie przechodź w połowie listu na ,ja”. Oczywiście strzeż się błędów ortogra­ficznych, bo nawet przy najlepszej woli adresata, pozostawiają one nie najlepsze wrażenie.

Kończąc list, zanim jeszcze się podpiszesz, użyj formuły grzecznościowej typu ?Z wyrazami szacunku”, ?Z poważa­niem”. Nie popadaj wszakże w tych sformułowaniach w prze­sadę, gdyż zbytnia uniżoność też nie jest mile widziana.

Możliwość komentowania jest wyłączona.