Jestes w: Home > Równowaga osobista > Twoje powodzenie w życiu zacznie się od razu po przeczytaniu ostatniej strony

Recepcja, czyli centrum kierowania ruchem

Aby mogła być skuteczna, telefonistka lub recepcjonistka mu­si być doskonale poinformowana. W przeciwnym wypadku nie będzie w stanie odpowiedzieć na zadawane jej, bardzo różne przecież, pytania. I cały dzień będzie powtarzać: ?Proszę chwi­lę poczekać, zaraz się dowiem”.

Bezpośrednią konsekwencją takiej sytuacji będzie strata czasu dla wszystkich: dla tych, którzy czekają na odpowiedź, i dla tych, którym recepcjonistka, poszukując informacji, bę­dzie przeszkadzała w pracy. Dobra organizacja recepcji to rzecz podstawowa.

Hostessa powinna doskonale znać strukturę i organizację firmy, powinna wiedzieć, czym, kto i kiedy się zajmuje, na przykład: dział reklamacji jest czynny w takie dni i w takich godzinach, z przerwą między trzynastą a czternastą. Osoba, która pracuje na tym stanowisku, musi nie tylko otrzymywać, ale też sama zbierać informacje i na bieżąco śledzić wszystko, co dzieje się w przedsiębiorstwie. W małych firmach, gdzie wszyscy się znają, nie stwarza to wielkiego problemu. W du­żych przedsiębiorstwach recepcjonistka musi mieć do dyspo­zycji alfabetyczną listę wszystkich pracowników, wraz z ich funkcjami i numerami telefonów – wewnętrznych i wyjścio­wych. Powinna też doskonale znać oferowane przez firmę pro­dukty lub usługi, gdyż każda błędna odpowiedź z jej strony może być równoznaczna z utratą kontraktu. Tak jak wszystkie inne działy w firmie, powinna otrzymywać wewnętrzne okól­niki. Na początku każdego roku należy ją zaopatrzyć w agen­dę, w której będzie odnotowywała zdarzenia związane z firmą: spotkania, koktajle, dni otwarte, szczególne wizyty (na przy­kład polityków), targi, wystawy…

Dobra recepcjonistka ma swoją własną książkę telefo­niczną z najbardziej poszukiwanymi numerami, a także zna miasto, w którym pracuje – na tyle dobrze, aby wskazać hote­le, restauracje, kina, teatry… Jest też osobą na tyle wykształ­coną, że na pytanie: ?Gdzie znajdę ‚Panią Pompadour’?” nie odpowie tak, jak mi się to już zdarzyło usłyszeć w pewnym hotelu: ?Z tego, co wiem, to taka pani u nas się nie meldowa­ła. Ale zaraz sprawdzę, bo może przyjechała, jak Franek był w recepcji…”. Dobra recepcjonistka dysponuje kopiami planu miasta, aby móc każdemu narysować i wręczyć plan dojazdu do poszukiwanego miejsca. Ma też notes, w którym zapisuje telefony odebrane w czasie nieobecności swego współpra­cownika.

W zależności od zakresu obowiązków powinna mieć też do dyspozycji komputer, w którym na bieżąco odnotowywane są wszystkie zmiany zachodzące w przedsiębiorstwie. Jednym kliknięciem może wtedy sprawdzić, kiedy odbędzie się najbliż­sze posiedzenie zarządu albo jaki jest dokładny adres filii przedsiębiorstwa w takim to a takim mieście lub kraju.

Jeśli ma asystować przy ważnym spotkaniu lub zgro­madzeniu akcjonariuszy, powinna dostać wcześniej z sekre­tariatu dyrekcji listę oczekiwanych osób, aby odnotowywać ich przybycie i stwierdzać ważność mandatu tych, którzy się spóźniają. Może wydawać każdemu gościowi plakietkę z jego imieniem i nazwiskiem, funkcją lub nazwą firmy, któ­rą reprezentuje, a także wręczać dokument z logo przedsię­biorstwa, zawierający wszystkie najważniejsze, praktyczne informacje.

Możliwość komentowania jest wyłączona.